PowerPoint Presentation Guidelines
هل سبق واضطررت لحضور مؤتمر يخصّ عملك أو محاضرة حول موضوع علمي أو أدبي ما، وما إن باشر المحاضر بالتحدث حتى سرحت في عالمك الخاص أو ربما أخذت غفوة قصيرة؟
لا بأس فحالك كحال الكثيرين..فقد أشارت الأبحاث إلى أنه لا يمكن للأشخاص التركيز إلا على موضوع واحد لفترة زمنية محدودة (حوالي 10 دقائق على الأكثر).
كما ذكرت بعض الدراسات أن 91٪ من الناس يحلمون أحلام يقظة أثناء الاستماع للعروض التقديمية وأن 39٪ منهم ينامون بالفعل. ولا غرابة في الموضوع فثمة عوامل كثيرة تساعد على ذلك كالإضاءة الخافتة لقاعة المحاضرات وصوت المحاضر الرتيب وموضوع المحاضرة الممل والكلام الكثير المصفوف على الحائط فكلها عوامل تدفع المرء لأن يسرح في عالمه الخاص.
ولا أخفيكم القول، فقد كنت من الصنف الأول طوال فترة دراستي الجامعية. وكحال الكثيرين كنت أشعر بالكثير من التشتت وفقدان التركيز أثناء الاستماع لشروحات الأساتذة الأفاضل, وكان تركيزي ينخفض بعد فترة وجيزة من الاستماع وإن تمكنتُ من الحفاظ عليه لمدة نصف ساعة (حتى في المواد التي أحبها) كنتُ أعتبر هذا إنجازاً بطولياً. لكنَّ أستاذاً واحداً فقط طوال الخمس سنوات التي قضيتها في الكلية كان يستطيع لفت انتباهي طول مدة شرحه التي كانت تستمر لساعة ونصف وربما أكثر. وكنت أحافظ على تركيزي طول فترة حديثه رغم أن مادته من المواد التي لا أحبها ولا أفضلها. كان لذلك الأستاذ سرّ صغير في تحضير ملف العرض التقديمي وكان يملك أسلوباً مميزاً في تقديمه وشرحه على شاشة العرض. الأمر الذي كان يجعلنا نركّز معه طوال فترة حديثه دون الشعور بالملل. تعلمت من تلك التجربة واستفدت منها في السنوات اللاحقة حين تم تعييني في الكلية، واضطررت لأن أقف في هذا الموقف على مدى عشر سنوات لاحقة من حياتي.
في مقال اليوم أقدم لكم بعض النصائح الهامة التي تساعدكم على تقديم عرض مميز يمكّنكم من إيصال أفكاركم بأفضل طريقة دون أن يشعر مستمعوكم بالملل أو الضجر.. سواء أكنتم أساتذة، محاضرين جامعيين، روّاد أعمال، أو مدراء.. وتحتاجون لعرض أفكاركم على شاشة عرض أمام جمهور معين فهذا المقال لكم. ستتعلّمون الخطوات والقواعد الرئيسية لجعل عروضكم ممتعة ومشوّقة وراسخة في أذهان الجمهور.
أولاً: طور مهاراتك في الحديث أمام الجمهور
ثانياً: نظم أفكارك ضمن ملف العرض التقديمي
- لا تقع في فخ ملء شرائح العرض التقديمي بالمعلومات المكتظة والنصوص الطويلة والأرقام المملة
- احرص على إبراز المعلومات الأساسية والأفكار المهمة فقط. نظّم المحتوى بحيث يحتوي العرض فكرة واحدة فقط في كل شريحة.
- لا تقدم كل المعلومات لمستمعيك، بل حاول طرح بعض الأسئلة عليهم وحثّهم على استخلاص الإجابات. فإشراك الجمهور وربطهم بمحتوى العرض يحافظ على تركيزهم فترة أطول.
- لا تستخدم مقاطع فيديو إلا في حال تأكدت أن القاعة مدعومة بمكبرات صوت فمشاهدة فيديو صامت ليست فكرة جيدة.
- استخدم الألوان بحكمة، لا يتوجب عليك أن تجعل العرض بأكمله بالأبيض والأسود لكن بالمقابل لا تجعله عرساً من الألوان المؤذية للعين. اكتف بإضافة القليل من الألوان المنسجمة لإبراز المعلومات الهامة.
- في حال استخدمت صورة خلفية احرص على أن تكون موحدة في كافة الشرائح.
- استخدم نفس الخط في كافة الشرائح وليكن خطاً بسيطاً ومقروءاً مثل خطوط Arial ،Tahoma أوVeranda ولا تستخدم خليطاً من الخطوط والزخارف.
- استخدم الحركات والانتقالات بين الشرائح بحكمة ولتكن بأسلوب موحد طوال العرض.
- يفضل استخدام نص داكن مع خلفية فاتحة او بيضاء في القاعات الصغيرة نسبياً والتي لا يبعد فيها الجمهور عن شاشة العرض أكثر من 20 قدماً، واستخدام نص فاتح أو ابيض مع خلفية داكنة (أو ما يعرف بالوضع الليلي) في القاعات الكبيرة لأن توهج الشاشة يكون أقل مع بعد المسافة عنها بخلاف الخلفية البيضاء وستبدو العناصر أكبر وأوضح. كما ستكون مؤشرات الليزر أكثر وضوحاً.
- استخدم المخططات التوضيحية والرسوم الممتعة والصور اللافتة فالصورة بألف كلمة كما يقال، وهي تضفي الحيوية على عرضك.
ثالثاً: جهز نسختين من كل عرض
واحدة مخصصة للتوزيع وأخرى مخصصة لجهاز الإسقاط. هذا كان سرّ أستاذي الذي أخبرتكم عنه في البداية. فقد كان يوزع علينا بعد المحاضرة ملفاً مختلفاً تماماً عن ذاك الذي عرضه لنا على جهاز الإسقاط. ملفاً مفصلاً وشاملاً ومليئاً بالمعلومات التي من السهل علينا طباعتها أو قراءتها بأنفسنا من شاشات أجهزتنا بسهولة.
رابعاً: احرص على الانطباع الأول
الانطباعات الأولى تدوم، لذا احرص على أن تترك انطباعاً جيداً في بداية العرض التقديمي. وحاول أن تجذب انتباه جمهورك منذ الثواني الأولى للعرض. لذلك ابتعد عن الجمل الثابتة الروتينية التي تبدً بها العروض عادة مثل"صباح الخير اليوم سأتحدث إليكم عن..."صدقني عندها سيبدأ ضجر الجمهور منذ الدقيقة الأولى للتحدث. أي أنه عليك التفكير بشيء أكثر إبداعاً وتحفيزاً.
يمكنك أن تبدأ عرضك برواية تجربة شخصية حدثت معك أو سرد قصة ملهمة لشخص تعرفه, أو ربما بنكتة لطيفة تكسر رسمية العرض. فاستخدام جرعة صحية من الدعابة ليس أمراً سيئاً بل على العكس تماما فالمتحدث الجيد هو الذي يتمتع بالكاريزما والفكاهة واللغة الجميلة للتعبير عن رأيه وجذب انتباه جمهوره لما يقول. وانتبه لنقطة مهمة ليكن ذلك قبل أن تكون قد شغلّت عرضك التقديمي فعلاً ووضعته على الشريحة الأولى التي ستبدأ بها. فهذا يشتت جمهورك.
عليك أن تتذكر أن هناك الكثير من الطرق المحفزة لبدء عرضك التقديمي أكثر من مجرد عبارة رسمية ورتيبة ومكررة. لذا شغل خيالك وانتقِ مقدمة محفزة لعرضك. ولا تنسَ أن تجعل هذه المقدمة قصيرة لا تتجاوز دقيقتين أو ثلاث، ومتابعة عرضك بمجرد حصولك على تفاعل جمهورك ولفت انتباههم لك.
خامساً: اتبع قاعدة 10-20-30
إذا لم يكن عرضك مقيّداً بمحتوى معين وزمن معين كما هو الحال في الدروس التعليمية والمحاضرات الجامعية. فاستخدم قاعدة 10/20/30 لـ Guy Kawasaki التي تنص على أنه يجب أن يحتوي العرض التقديمي على 10 شرائح لأن الإنسان العادي لا يستطيع استيعاب أكثر من 10 أفكار في الاجتماع، ولا تجعل مدة العرض تطول أكثر من 20 دقيقة واترك باقي الوقت للمناقشة مع جمهورك، ولا تكتب على الشرائح بحجم خط أصغر من 30 نقطة ليكون مقروءاً للجميع.
هل لاحظت أن عروض TED المميزة التي تحظى بشعبية واسعة ويتابعها الملايين حول العالم تكون دوماً قصيرة ولا يتجاوز طولها مدة 18 دقيقة أياً كان المحاضر وأياً كان الموضوع المطروح لكنها مليئة بالأفكار الملهمة..
تعلم أن توجز وتنجز.
سادساً: كن أنت أساس العرض وليس الشرائح التقديمية
مهما كان ملف العرض التقديمي الذي جهزته منظماً ومتقناً وجذاباً تذكّر دوماً أنك أنت أساس العرض وليس الملف الذي جهزته. فأسوأ العروض التقديمية هي تلك التي ما إن يبدأ العرض حتى يلتفت وجه المقدم إلى الوراء ويبدأ بقراءة ما هو مكتوب على الشاشة. يبدو الأمر وكأن الجمهور تلاميذ في الابتدائية بحاجة من يقرأ لهم كلاماً مكتوباً.
وفي المرتبة الثانية في السوء هي تلك التي يطلب فيها المقدم من الجمهور أن يقرأ بعض النقاط الموجودة على شاشة العرض. هذه الفكرة سيئة للغاية لأن القراءة من شاشة بعيدة أمر مرهق وصعب وحتى لو كنت قد اختبرت وضوح النص من شاشة حاسوبك فتذكر أن شاشة الحاسوب تكون قريبة بخلاف شاشة جهاز الإسقاط, كما أن الجزء السفلي من شاشة الإسقاط لا يكون ظاهراً في الغالب سوى للصف الأول من الجالسين في حال كانت القاعة مستوية وليست مدرجة، وفضلاً عن ذلك كله فإن سرعة القراءة تختلف من شخص لآخر لذا لا تعوّل أبداً على أن الجمهور سيقرأ ما كتبت.
سابعاً: اختتم عرضك بعبارة "لا تنسى"
عندما تنتهي من قول كل ما تريد، سترغب في جعل الجمهوريستمرون في تذكّر ما قلته بعد انتهاء العرض التقديمي. لهذا السبب يمكنك أن تنهي عرضك بفكرة مهمة أو اقتباس جميل يربط كل أفكارك مع بعضها البعض أو حتى بسؤال تحفيزي يجعلهم يفكرون فيما قلته وتذكّر أن هذا آخر شيء يسمعه جمهورك. وهي فرصتك الأخيرة لجعلهم يتذكرون الأفكار التي كنت تحاول إيضاحها وإبقائها في أذهانهم حتى بعد انتهاء العرض.
ذكّر المستمعين بسبب قدومهم لسماع حديثك اليوم، وقم بالإشارة إلى الأشياء التي تحدثت عنها وكيفية ارتباطها بالفكرة العامة التي تريد إيصالها لهم.
عرضاً موفقاً..
By:Eng Ola Saleh
